Dans cet article :
- Mise à jour des données à partir d’un export de la plateforme
- Mise à jour des données à partir d’un autre fichier
Grâce à l’import de fichiers dans la plateforme, vous pouvez mettre à jour une grande quantité de données de biens de manière simultanée pour tous vos clients. Ainsi, vous pouvez par exemple adapter la valeur de plusieurs biens à la fois dans l’inventaire du patrimoine.
Vous pouvez adapter les données des biens à l’aide d’un fichier sous « Gestion de données » dans l’interface professionnelle.
Le fichier que vous importez dans la plateforme peut être :
- Un fichier préalablement exporté de la plateforme
- Un fichier provenant d’un autre outil que la plateforme. Afin de pouvoir importer le fichier et d’adapter les données des biens correspondants dans la plateforme, le fichier doit respecter un format précis (voir ci-dessous).
Mise à jour des données à partir d’un export de la plateforme
Si vous souhaitez mettre à jour les données de vos clients à partir d’un export de la plateforme, voici les étapes à suivre :
- (1) Faites l’export du fichier depuis la plateforme
- (2) Mettez à jour les données souhaitées dans le fichier exporté
- (3) Importez dans la plateforme le fichier avec les données mises à jour
1) Faites l'export du fichier depuis la plateforme
Découvrez dans cet article comment exporter un fichier depuis la plateforme
Attention : Vous ne pouvez exporter (et mettre à jour) qu’une seule catégorie de biens à la fois (immobilier, compte, investissement, société, autre bien, assurance-vie, dettes/créances). En revanche, l’export peut porter sur plusieurs clients en même temps (soit une sélection de clients, soit tous les clients).
2) Mettez à jour des données souhaitées dans le fichier exporté
Adaptez les données que vous souhaitez mettre à jour dans le fichier que vous avez préalablement exporté et sauvez vos modifications.
Le fichier que vous exportez de la plateforme est structuré comme suit :
Où chaque colonne a la signification suivante :
- ID : la référence unique du bien. Il s’agit de la référence telle qu’elle existe dans la plateforme. Vous pouvez la modifier si nécessaire (voir plus loin : « configuration de l’ID »).
- Nom : le nom du bien tel qu’il a été précisé dans l’application
- Client : le nom du client titulaire du compte client dans lequel est repris ce bien
- Valeur : la valeur/montant du bien. Dans le cas d’une assurance-vie, deux valeurs peuvent être mises à jour : la réserve acquise et la prestation en cas de vie à terme
- Date de situation : date de valorisation du bien
- Devise : devise dans laquelle est exprimée la valeur du bien
- Modification manuelle : pour chaque bien, vous pouvez empêcher la modification des valeurs importées dans l’application (au niveau du compte client).
- Si vous indiquez « VRAI » dans cette colonne, les valeurs du bien pourront être modifiées dans l’application (au niveau du compte client).
- Si vous sélectionnez « FAUX » dans cette colonne, les valeurs du bien ne pourront pas être modifiées depuis l’application (au niveau du compte client).
Attention 1 : Lors de l’import de votre fichier dans la plateforme, vous ne pourrez mettre à jour que l’ID d’un bien, sa valeur, la date de situation et autoriser ou non la mise à jour manuelle de la valeur du bien dans l’inventaire du patrimoine. Les modifications apportées aux autres colonnes (Nom et Client) seront ignorées.
Attention 2 : La mise à jour de l’ID doit se faire en respectant scrupuleusement la procédure décrite plus loin (voir « configuration de l’ID »).
Attention 3 : N’ajoutez pas, dans le fichier exporté, de biens appartenant à une autre catégorie de biens (si l’export portait par exemple sur l'immobilier, n’ajoutez pas de bien appartenant à la catégorie investissement).
3) Importez dans la plateforme le fichier avec les données mises à jour
Pour effectuer l’import dans la plateforme, cliquez sur « Importer » .
Suivez ensuite les étapes suivantes :
- (1) Sélectionnez la catégorie des biens concernés
- (2) Sélectionnez le fichier à importer
- (3) Assurez-vous que la configuration des données est correcte.
- Configurez la lecture du fichier en sélectionnant la ponctuation correcte pour le « délimiteur de colonne » et le « séparateur de décimales »
La plateforme affiche ensuite un aperçu de votre fichier:
- (A) En-tête : correspond aux différents titres des colonnes que la plateforme a reconnu dans le fichier que vous avez importé
- (B) Aperçu des informations : montre un aperçu de l’information lue par la plateforme pour le titre en question
- (C) Valeur de la plateforme : pour chaque colonne de votre fichier, vous devez indiquer ici le champ correspondant dans la plateforme (ID, valeur, devise, situation en date du, modification manuelle). Pour les colonnes qui ne correspondent pas à un champ dans la plateforme, sélectionnez « non-importé » (ces colonnes seront ignorées lors de l’import).
- Cliquez sur « Sauvegarder la configuration »
Attention 1 : L’import d’un fichier dans la plateforme vous permet de mettre à jour les champs suivants (et uniquement ceux-ci) : l’ID d’un bien, sa valeur, la date de valorisation et autoriser ou non la mise à jour manuelle de la valeur du bien dans l'inventaire du patrimoine. Les colonnes « Nom » et « Client » seront ignorées au moment de l’import.
Attention 2 : N’ajoutez pas, dans le fichier exporté, de biens appartenant à une autre catégorie de biens (si l’export portait par exemple sur l'immobilier, n’ajoutez pas de bien appartenant à la catégorie investissement).
Attention 3 : Si vous avez rendu impossible la modification manuelle (en indiquant FAUX dans la dernière colonne du fichier), plus personne ne pourra adapter la valeur du bien dans l’inventaire du patrimoine. Pour permettre à nouveau une mise à jour manuelle, vous devrez faire un export et indiquer « VRAI » dans la dernière colonne du fichier.
- (4) Validez l’import du fichier
Lorsque le fichier est importé dans la plateforme, vous retrouvez dans l’onglet « gestion de données » et au niveau du compte client toutes les données mises à jour. Dans l'onglet "Gestion de données", le fichier importé apparaîtra dans la liste dans la partie « Activités ».
Mise à jour des données à partir d’un autre fichier
Si vous souhaitez mettre à jour les données de vos clients à partir d’un fichier autre qu’un export de la plateforme (p.ex. provenant d’un système externe), voici les étapes à suivre :
- (1) préalablement à l’import du fichier dans la plateforme, préparez votre fichier en le paramétrant correctement et en vous assurant que les données qu’il contient sont structurées de manière adéquate
- (2) importez votre fichier dans la plateforme.
1) Préparez le fichier
Avant de procéder à l’import du fichier dans la plateforme, assurez-vous qu’il est paramétré dans un format compatible avec la plateforme et que les données qu’il contient sont structurées de manière adéquate.
1.1) Paramétrisation du fichier
- Le fichier doit être de type « .xls », « .xlsx » ou « .csv »
- La taille du fichier doit être de 20 MB maximum
- Le fichier ne doit contenir qu’une seule feuille
- Le fichier doit être encodé sous le format UTF-8
1.2) Structuration du fichier
En important un fichier dans la plateforme, vous pouvez mettre à jour les données de biens suivantes (et uniquement celles-ci) : l’ID d’u bien, sa valeur, la date de valorisation et autoriser ou non la mise à jour manuelle du bien depuis un compte client.
Les fichiers que vous importez dans la plateforme doivent donc contenir (au moins) les éléments suivants :
Où chaque colonne a la signification suivante :
- ID : la référence unique du bien. Il s’agit de la référence telle qu’elle existe dans la plateforme. Vous pouvez la modifier si nécessaire (voir plus loin : « configuration de l’ID »).
- Valeur : la valeur/montant du bien. Dans le cas d’une assurance-vie, deux valeurs peuvent être mises à jour : la réserve acquise et la prestation en cas de vie à terme
- Date de situation : date de valorisation du bien
- Devise : devise dans laquelle est exprimée la valeur du bien
- Modification manuelle : pour chaque bien, vous pouvez empêcher la modification des valeurs importées dans l’inventaire du patrimoine (au niveau du compte client).
- Si vous indiquez « Vrai » dans cette colonne, les valeurs du bien pourront être modifiées manuellement dans l'inventaire du patrimoine (au niveau du compte client)
- Si vous sélectionnez « Faux » dans cette colonne, les valeurs du bien ne pourront pas être modifiées manuellement (au niveau du compte client).
Attention 1 : Assurez-vous que tous les biens repris dans votre fichier sont des biens appartenant à la même catégorie de biens. L’import (et donc la mise à jour) n’est possible que pour une seule catégorie de biens à la fois (immobilier, compte, investissement, société, autre bien, assurance-vie). En revanche, la mise à jour peut porter sur plusieurs clients en même temps (soit une sélection de clients, soit tous les clients).
Attention 2 : Si votre fichier contient des colonnes autres que celles reprises ci-dessus, elles seront ignorées lors de l’import.
Attention 3 : Si le titre des colonnes de votre fichier ne correspond pas au titre des colonnes ci-dessus, vous pourrez établir la correspondance au moment de l’import du fichier (voir ci-après).
2) Import dans la plateforme du fichier avec les données mises à jour
Pour effectuer l’import dans la plateforme, cliquez sur « Importer » .
Suivez ensuite les étapes suivantes :
- (1) Sélectionnez la catégorie des biens concernés
- (2) Sélectionnez le fichier à importer
(3) Assurez-vous que la configuration des données est correcte.
- Configurez la lecture du fichier en sélectionnant la ponctuation correcte pour le « délimiteur de colonne » et le « séparateur de décimales »
- La plateforme affiche un aperçu de votre fichier:
- (A) En-tête : correspond aux différents titres des colonnes que la plateforme a reconnu dans le fichier que vous avez importé
- (B) Aperçu des informations : montre un aperçu de l’information lue par la plateforme pour le titre en question
- (C) Valeur plateforme : pour chaque colonne de votre fichier, vous devez indiquer ici le champ correspondant dans la plateforme (ID, valeur, devise, situation en date du, modification manuelle). Pour les colonnes qui ne correspondent pas à un champ dans la plateforme, sélectionnez « non-importé » (ces colonnes seront ignorées lors de l’import).
- Cliquez sur « Sauvegarder la configuration »
Attention 1: Si vous avez rendu impossible la modification manuelle (en indiquant FAUX dans la dernière colonne du fichier), plus personne ne pourra adapter la valeur du bien dans l’inventaire du patrimoine. Pour permettre à nouveau une mise à jour manuelle, vous devrez faire un export et indiquer « VRAI » dans la dernière colonne du fichier.
- (4) Validez l’import du fichier
Lorsque le fichier est importé dans la plateforme, vous retrouvez dans l’onglet « gestion de données » et au niveau du compte client toutes les données mises à jour. Dans l'onglet "Gestion de données", le fichier importé apparaîtra dans la liste dans la partie « Activités ».
