In dit artikel:
U kan gegevensbestanden importeren in het platform en zo een groot aantal activagegevens in één keer bijwerken voor al uw cliënten samen of voor elke cliënt afzonderlijk. Zo kan u bijvoorbeeld de waarde van meerdere activa in de vermogensinventaris in één kaar aanpassen.
Automatisch gegevens aanpassen aan de hand van een bestandimport kan u doen onder ‘Gegevensbeheer’ in de professionele interface.
Het bestand waarin u waarden aanpast en dat u vervolgens importeert kan:
- Een bestand zijn dat u eerst exporteerde van het platform
- Afkomstig zijn van een externe tool (anders dan het platform). Om de import te doen slagen en de waarden in de vermogensinventaris succesvol aan te passen, moet dit bestand voldoen aan een bepaald formaat (zie verder).
Gegevens bijwerken via een exportbestand van het platform
Om de gegevens van activa in de vermogensinventaris aan te passen op basis van een bestand geëxporteerd van het platform, dient u de volgende drie stappen uit te voeren:
- (1) Bestand exporteren van het platform
- (2) Gegevens in geëxporteerd bestand bijwerken
- (3) Bestand met bijgewerkte gegevens importeren in het platform
1) Bestand exporteren van het platform
Lees hier alles over bestanden exporteren van het platform.
Opgelet : U kan slechts één activacategorie per keer exporteren (vastgoed, rekeningen, beleggingen, vennootschappen, andere activa, levensverzekeringen, schulden/vorderingen). Dat kan u doen voor alle cliënten in één keer of voor elke cliënt afzonderlijk.
2) Gegevens bijwerken in het geëxporteerde bestand
Vervolgens kan u de gegevens aanpassen in het bestand dat u net exporteerde. Sla uw wijzigingen op.
Het geëxporteerde bestand van het platform ziet er zo uit:
Betekenis van de kolommen:
- ID: de unieke referentie van het actief op het platform. Elk actief toegevoegd op het platform krijgt automatisch een unieke identificatiecode (ID) toegekend. Dat ID moet herkend worden door het platform om de gegevens van het juiste actief te kunnen updaten. Indien gewenst kan u het ID bewerken (zie ID-configuratie).
- Naam: de naam van het actief op het platform
- Cliënt: de naam van de cliënt die titularis is van de groep waartoe het actief behoort
- Situatiedatum: de waardebalingsdatum van het actief
- Waarde: de waarde of het bedrag van het actief. Voor een levensverzekering moeten twee waarden geüpdatet worden: verworven reserve & kapitaal bij leven
- Valuta: de valuta waarin de waarde van het actief wordt weergegeven
- Manueel wijzigen: U kan voor elk actief het manueel wijzigen van de waarde (in een familiegroep) blokkeren.
- Als u hier ‘Ja’ aanduidt, dan kan u de waarde van het actief nog steeds manueel wijzigen in de vermogensinventaris van de cliënt.
- Als u hier ‘Nee’ aanduidt, dan kan u de waarde van het actief niet meer manueel wijzigen in de vermogensinventaris van de cliënt. De waarde kan dan enkel nog worden aangepast via de import van een bestand.
Opgelet 1 : Via de import van een bestand op het platform, kan u enkel de volgende gegevens updaten: ID van het actief, waarde, situatiedatum en manueel wijzigen. Aanpassingen in andere kolommen (Naam en Cliënt) zullen genegeerd worden.
Opgelet 2 : Als u het ID wil aanpassen van een actief, dient u stap voor stap de procedure te volgen in dit artikel.
Opgelet 3 : Voeg in het geëxporteerde bestand geen activa toe die tot een andere categorie behoren. Bv. Als u een lijst van vastgoedactiva exporteerde, voeg dan geen beleggingsactiva toe.
3) Bestand met bijgewerkte gegevens importeren in het platform
Om het bestand te importeren in het platform, klik op ‘Nieuwe import’ rechts bovenaan.
Volg daarna volgende stappen:
- (1) Selecteer de categorie van de activa in kwestie
- (2) Selecteer het te importeren bestand
- (3) Zorg ervoor dat de gegevensconfiguratie correct is
- Configureer hoe het bestand moet worden gelezen door het juiste ‘kolomscheidingsteken’, ‘decimaalscheidingsteken’ en de juiste datumnotatie te kiezen.
Vervolgens krijgt u een overzicht van uw bestand:
- (1) Kolomtitel : de titels van de verschillende kolommen die het platform in het geïmporteerde bestand herkent
- (2) Gegevensoverzicht : een overzicht van de gegevens die het platform herkent voor de titel in kwestie
- (3) Eigenschap : voor elke kolom van uw geïmporteerde bestand dient u de overeenkomstige eigenschap aan te duiden (ID, waarde, valuta, situatiedatum, manueel wijzigen). Selecteer ‘Niet geïmporteerd’ voor de kolommen die niet overeenkomen met een eigenschap van het platform. De kolommen die niet overeenkomen met een eigenschap van het platform zullen genegeerd worden tijdens de import.
- Klik op 'Bewaar de configuratie'
Opgelet 1 : Via de import van een bestand in het platform, kan u enkel de volgende gegevens wijzigen: ID van het actief, waarde, situatiedatum en manueel wijzigen. Aanpassingen in andere kolommen (Naam en Cliënt) zullen genegeerd worden.
Opgelet 2 : Voeg in het geëxporteerde bestand geen activa toe die tot een andere categorie behoren. Bv. Als u een lijst van vastgoed exporteerde, voeg dan geen beleggingen toe.
Opgelet 3 : Als u het manueel wijzigen geblokkeerd heeft (door ‘Nee’ aan te duiden in de laatste kolom van het bestand), dan kan niemand de waarde van het actief nog wijzigen in de vermogensinventaris. Om die manuele wijzigingen opnieuw toe te staan, moet u een nieuw bestand exporteren en ‘Ja’ aanduiden voor het actief in kwestie in de laatste kolom.
- (4) Import bevestigen
Van zodra het bestand geïmporteerd is in het platform, worden de gegevens van de activa automatisch bijgewerkt in de vermogensinventaris en in de tab ‘gegevensbeheer’.
Het geïmporteerde bestand kan u terugvinden in het deel ‘Activiteit’ van de tab ‘Gegevensbeheer’.
Gegevens bijwerken via een extern bestand
Om een extern bestand (niet afkomstig van het platform) te importeren, dient u de volgende stappen te volgen:
- (1) Bereid het bestand voor alvorens het te importeren in het platform door het correct te configureren en ervoor te zorgen dat de gegevens juist gestructureerd zijn.
- (2) Importeer uw bestand in het platform.
1) Bestand voorbereiden
Voor u een bestand van een extern systeem kan importeren in het platform om activagegevens bij te werken, moet u er zeker van zijn dat het bestand voldoet aan het juiste formaat en dat de gegevens op de juiste manier gestructureerd zijn.
1.1) Bestandformaat
- Het bestand moet één van de volgende types zijn: .xls, .xlsx of .csv
- Het bestand mag maximum 20 MB groot zijn
- Het bestand mag uit slechts 1 pagina bestaan
- Het bestand moet gecodeerd zijn onder het formaat UTF-8
1.2) Gegevensstructuur van het bestand
Via de import van een bestand in het platfprù, kan u enkel de volgende gegevens wijzigen: ID van het actief, waarde, situatiedatum en manueel wijzigen. Aanpassingen in andere kolommen (Naam en Cliënt) zullen genegeerd worden.
De bestanden die u importeert in het platform moeten zeker volgende gegevens bevatten:
Betekenis van de kolommen:
- ID: de unieke referentie van het actief op het platform. Elk actief toegevoegd aan het platform krijgt automatisch een unieke identificatiecode (ID) toegekend. Dat ID moet herkend worden door het platform om de gegevens van het juiste actief te kunnen updaten. Indien gewenst kan u het ID bewerken (zie ID-configuratie).
- Waarde: de waarde of het bedrag van het actief. Voor een levensverzekering moeten twee waarden geüpdatet worden: verworven reserve & kapitaal bij leven
- Valuta: de valuta waarin de waarde van het actief wordt weergegeven
- Situatiedatum: de waardebalingsdatum van het actief
- Manueel wijzigen: U kan voor elk actief het manueel wijzigen van de waarde (in een familiegroep) blokkeren.
- Als u hier ‘Ja’ aanduidt, dan kan u de waarde van het actief nog steeds manueel wijzigen in de vermogensinventaris van de cliënt.
- Als u hier ‘Nee’ aanduidt, dan kan u de waarde van het actief niet meer manueel wijzigen in de vermogensinventaris van de cliënt. De waarde kan dan enkel nog worden aangepast via de import van een bestand.
Opgelet 1 : Zorg ervoor dat alle activa in uw bestand behoren tot dezelfde categorie. Per keer kunnen slechts de gegevens van één activacategorie geïmporteerd (en dus geüpdatet) worden (vastgoed, rekening, belegging, vennootschap, andere activa, levensverzekering). Dat kan u doen voor elke cliënt afzonderlijk of voor alle cliënten in één keer.
Opgelet 2 : Als uw bestand andere kolommen bevat dan de bovenstaande, dan zullen die genegeerd worden tijdens de import.
Opgelet 3 : Als de titels van uw kolommen niet overeenkomen met de kolomtitels van hierboven, dan kan u die linken op het moment dat u het bestand importeert (zie hieronder).
2) Bestand met bijgewerkte gegevens importeren in het platform
Om het bestand te importeren in het platform, klik op ‘Nieuwe import’ rechts bovenaan.
Volg daarna volgende stappen:
- (1) Selecteer de categorie van de activa in kwestie
- (2) Selecteer het te importeren bestand
(3) Zorg ervoor dat de gegevensconfiguratie correct is
- Configureer hoe het bestand moet worden gelezen door het juiste ‘kolomscheidingsteken’, ‘decimaalscheidingsteken’ en de juiste datumnotatie te kiezen.
- Vervolgens krijgt u een overzicht van uw bestand:
- (1) Kolomtitel : de titels van de verschillende kolommen die het platform in het geïmporteerde bestand herkent
- (2) Gegevensoverzicht : een overzicht van de gegevens die het platform herkent voor de titel in kwestie
- (3) Eigenschap : voor elke kolom van uw geïmporteerde bestand dient u de overeenkomstige eigenschap aan te duiden (ID, waarde, valuta, situatiedatum, manueel wijzigen). Selecteer ‘Niet geïmporteerd’ voor de kolommen die niet overeenkomen met een eigenschap van het platform. De kolommen die niet overeenkomen met een eigenschap van het platform zullen genegeerd worden tijdens de import.
- Klik op 'Bewaar de configuratie'
Opgelet: Als u het manueel wijzigen geblokkeerd heeft (door ‘Nee’ aan te duiden in de laatste kolom van het bestand), dan kan niemand de waarde van het actief nog wijzigen in de vermogensinventaris. Om die manuele wijzigingen opnieuw toe te staan, moet u een nieuw bestand exporteren en ‘Ja’ aanduiden voor het actief in kwestie in de laatste kolom.
- (4) Import van het bestand bevestigen
Van zodra het bestand geïmporteerd is in het platform, worden de gegevens van de activa automatisch bijgewerkt in de vermogensinventaris en in de tab ‘gegevensbeheer’.
Het geïmporteerde bestand kan u terugvinden in het deel ‘Activiteit’ van de tab ‘Gegevensbeheer’.
