In dit artikel:
U kan de gegevens van activa geregistreerd op het platform exporteren naar een Excelbestand (.xlsx).
Activagegevens exporteren kan u niet alleen doen om een extern overzicht te krijgen, maar ook om gegevens van meerdere activa in één keer bij te werken op het platform (door de gegevens in het bestand aan te passen en vervolgens opnieuw te importeren in het platform).
Volg de volgende stappen om een bestand te exporteren:
- (1): Selecteer de activa die u wil exporteren
- (2): Configureer de export
- (3): Download het exportbestand
1) Activa selecteren voor export
- (1) Ga naar het deel ‘Inventaris’ van het tabblad ‘Gegevensbeheer’ in de professionele interface. Daar ziet u een lijst van de activa van alle cliënten van uw bedrijf in het platform.
- (2) Duid bovenaan de categorie aan van de activa die u wil exporteren en eventueel bewerken (vastgoed, rekening, belegging, vennootschap, levensverzekering, schulden/vorderingen).
- (3) Selecteer de activa waarvan u gegevens wil exporteren aan de hand van drie filters:
- (A) Selecteer een cliënt: selecteer de activa van een specifieke klant of van alle klanten van uw bedrijf in één keer (standaard zijn de gegevens van alle klanten geselecteerd)
- (B) Situatiedatum: selecteer de activa waarvan de situatiedatum minder dan 30 dagen, 90 dagen of 1 jaar is.
- (C) Manueel wijzigen: U kan voor elk actief het manueel wijzigen van de waarde (in een familiegroep) blokkeren. Indien gewenst kan u hier enkel activa selecteren die u wel of niet manueel kan bewerken.
- ‘Ja’: de waarden en situatiedatum van het actief kunnen manueel gewijzigd worden in de familiegroep (bv. in de vermogensinventaris).
- ‘Nee’ : de waarden en situatiedatum van het actief kunnen niet manueel gewijzigd worden in de familiegroep (bv. in de vermogensinventaris).
Opgelet: U kan slechts één activacategorie per keer exporteren (vastgoed, rekeningen, beleggingen, vennootschappen, andere activa, levensverzekeringen, schulden/vorderingen). Dat kan u doen voor alle cliënten in één keer of voor elke cliënt afzonderlijk.
2) Configureer de export
Eenmaal u de activa heeft geselecteerd waarvan u gegevens wil exporteren (zie hierboven), kan u de export configureren:
- (1) Klik op ‘Exporteer tabel’
- (2) Preciseer welke gegevens u wil exporteren (van de geselecteerde activa) door het vakje onder ‘Exporteer’ aan te vinken.
Opgelet: Indien u het bestand exporteert om het vervolgens opnieuw te importeren in het platform en zo activagegevens aan te passen, dient u de kolommen ID, Situatiedatum, Waarde, Valuta en Manueel wijzigen te selecteren voor de export. Die kolommen zijn namelijk verplicht om de import correct te laten verlopen.
Standaard ziet het geëxporteerde bestand eruit als volgt:
Betekenis van de kolommen:
- ID: de unieke referentie van het actief in het platform. Elk actief toegevoegd aan het platform krijgt automatisch een unieke identificatiecode (ID) toegekend. Dat ID moet herkend worden door het platform om de gegevens van het juiste actief te kunnen updaten. Indien gewenst kan u het ID bewerken (zie ID-configuratie).
- Naam: Naam van het actief zoals het geregistreerd werd in het platform
- Cliënt: Naam van de titularis van de klantengroep waartoe het actief behoort
- Situatiedatum: de waardebalingsdatum van het actief
- Waarde: de waarde of het bedrag van het actief. Voor een levensverzekering moeten twee waarden geüpdatet worden: verworven reserve & kapitaal bij leven
- Valuta: de valuta waarin de waarde van het actief wordt weergegeven
- Manueel wijzigen: U kan voor elk actief het manueel wijzigen van de waarde (in een familiegroep) blokkeren.
- Als u hier ‘Ja’ aanduidt, dan kan u de waarde van het actief nog steeds manueel wijzigen in de vermogensinventaris van de cliënt.
- Als u hier ‘Nee’ aanduidt, dan kan u de waarde van het actief niet meer manueel wijzigen in de vermogensinventaris van de cliënt. De waarde kan dan enkel nog worden aangepast via de import van een bestand.
- (3) Wijzig indien gewenst onder ‘Kolomtitel’ de naam van de kolom in het geëxporteerde bestand
- (4) Klik op ‘Start de export’
3) Download het geëxporteerde bestand
Als de export voltooid is, vindt u het geëxporteerde bestand terug onder ‘Activiteit’ in het tabblad ‘Gegevensbeheer’.
Klik op de naam van het bestand in de kolom ‘Bestand(en)’ om het bestand te downloaden.
Indien gewenst kan u vervolgens de waarden en situatiedata van de activa wijzigen in het geëxporteerde bestand en het vervolgens opnieuw importeren. Zo zullen de gewijzigde gegevens automatisch aangepast worden op het platform.